Optimización de tiempo para emprendedores II: Gestores de tiempo y tareas

Maricel Díez

Optimización de tiempo para emprendedores II: Gestores de tiempo y tareas

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Si la semana pasada os hablábamos de cómo trabajar intentando definir y mantener unos horarios dignos, así como algunos consejos para poder cumplirlos, hoy nos centramos en cómo podemos ahorrar trabajo y ser más eficientes utilizando herramientas para gestionar las tareas y tiempos. Aplicaciones como Toggl Track para conocer los tiempos que dedicamos a cada tarea, Trello y Redmine para organizar y gestionar nuestros proyectos y gestores de agenda y citas como Google Calendar.

1. La Agenda: Google Calendar

Llevar una agenda es algo básico para cualquier emprendedor: en ella apuntaremos reuniones, citas, fechas de entrega… nos ayuda a ser más eficientes, porque lo que no se apunta se queda en la cabeza dando vueltas o directamente se olvida.

¿Agenda en papel o virtual?:  a muchos aún nos gusta llevar agenda de papel. El papel siempre tendrá una ventaja sobre su versión online: no es lo mismo escribir en ordenador que hacer una anotación rápida (garabatos incluidos) en papel, ayudando a recordar mejor las cosas al ser más tangible. 

Si prefieres la tecnología, calendarios como el de Google te pueden facilitar mucho el trabajo, las ventajas sobre los de papel son que lo llevas siempre encima en tu smartphone, además de poder poner alarmas o avisos a tus citas en el calendario.

Recordad que ambas opciones no son excluyentes, sino complementarias, de hecho nosotros llevamos una mezcla de ambas. Lo importante es echarle un vistazo cada día, especialmente al principio o final de la semana para poder ver nuestros avances y organizar los próximos trabajos de forma óptima contando con los eventos futuros.

2. Contador de tiempos: Toggl Track

Esta herramienta, antes conocida como Toggl, sirve para contabilizar el tiempo que invertimos para cada proyecto/tarea.

Es muy sencilla de usar y no necesita instalar nada, ya que se accede a través del navegador. Con ella podemos crear distintos proyectos, asignarles un cliente y cada vez que empecemos una tarea le daremos a esta una descripción y pulsaremos el botón de  “play” para que empiece a contar el tiempo que dedicamos a esa tarea. Cuando hacemos una pausa o acabamos simplemente pulsaremos el botón de “stop” para detener el contador.  De esta forma tan simple van quedando registrados los tiempos de cada proyecto.

Uno de los puntos fuertes de esta aplicación es que cuenta con estadísticas, con las que puedes procesar información muy valiosa para ver a qué dedicas tu tiempo: puedes filtrar por fechas, proyectos, etiquetas, descripción o clientes. Es muy visual ya que asignas a cada proyecto un color, así los datos son más cómodos de ver.

Puede parecer una tontería, pero casi todos los emprendedores pecamos de no contabilizar nuestras horas y precisamente el saber exactamente el tiempo que le dedicamos a cada tarea es una de las formas más certeras para saber cuánto lleva realizar un proceso y de esta forma poder hacer presupuestos más realistas. 

Este programa cuenta con una versión gratuita, muy funcional. Hay también aplicación móvil, aunque personalmente nos parece más cómoda la versión para navegador/pc. 

3. Organización de tareas: Trello
 

Trello es un sistema kanban, una forma de trabajar con “tarjetas visuales”. Esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza para organizar y supervisar el avance del trabajo. 

Lo que ofrece Trello es una forma de organizarse con tableros y post-its de toda la vida, pero de modo virtual. También se accede a través del navegador -también tiene app para smartphones- y con él podemos organizar las tareas de nuestros proyectos creando tablones virtuales con listados de cosas para hacer.

El uso es muy sencillo: para cada proyecto se crea un tablón. A ese tablón se le van incorporando distintas listas (en formato columna) y usuarios que podrán ver y gestionar el tablón. Se pueden crear tantas como se quiera, lo normal es tener como mínimo tres: una para las tareas por hacer, otra para las que se están haciendo y por último las que ya están hechas.

De esas listas colgarán las tarjetas, o tareas que queremos crear. Por ejemplo, para la creación de un logotipo con un listado se podría hacer algo así:

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Las tarjetas se pueden configurar/personalizar: cuenta con un sistema de etiquetas de color para diferenciar áreas (por ejemplo, diseño-desarrollo-administración…) También es posible asignar las tareas a personas concretas y poner fecha de finalización. Bastante completo, Ideal para poder hacer listas privadas o en grupos para proyectos que requieran más de una persona o equipos de personas, para poder organizarse y repartirse el trabajo.

Es muy recomendable para poder ver los seguimientos de los proyectos, los avances, qué tareas tenemos pendientes y cuáles ya están finalizadas. Se pueden poner también fechas de entrega. Es bastante sencillo de usar y se pueden agregar elementos como enlaces, fotos, listas… También cuenta con versión gratuita bastante completa.

4. Gestión de Proyectos: Redmine

Redmine es una herramienta para la gestión de proyectos, recomendado para equipos y empresas medianas/grandes que con sus diversas funcionalidades permite a los usuarios de diferentes proyectos realizar el seguimiento y organización de los mismos.

Su uso es más complejo que Trello, ya que es menos visual, pero para equipos más grandes que cuentan con distintas áreas y un mayor número de personal, es bastante cómodo para llevar el control del trabajo y los tiempos de cada uno.

¿Cómo funciona? Hay superadministradores, los encargados de dar las tareas al personal, según sus áreas (desarrollo, diseño, gestión…).  Para cada proyecto se desglosan hitos a cumplir, y cada uno de estos hitos a su vez se subdividen en tareas más pequeñas. Sobre cada hito se estima el tiempo que puede llevar realizarla, así la suma de los tiempos de las tareas da el tiempo total. A final de cada jornada cada uno rellena el tiempo que le ha llevado la tarea, de tal forma que aparece una barra de progreso con el tiempo gastado y el que falta para acabarla y se es más realista del tiempo que nos faltará.

Como hemos comentado anteriormente esta herramienta es más compleja y sólo está recomendada para proyectos y equipos grandes.

Hasta aquí el post de hoy sobre herramientas para optimizar tiempos. Además de ser muy interesantes todas ellas cuentan con versiones gratuitas bastante potentes con las que trabajar y si vemos que nos quedamos un poco «cortos»  en cuanto funcionalidades siempre podemos pasarnos a las versiones de pago, que son bastante asequibles.

Esperamos haberos descubierto herramientas interesantes. Si conocéis más programas/aplicaciones que faciliten la gestión de trabajo podéis dejarlo en los comentarios o en nuestras redes sociales. ¡Feliz emprendimiento y hasta el siguiente post la semana que viene!

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